Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta es la Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") de WriterTek ("WriterTek", la "Sociedad" o el "Responsable"), en la cual encontrarás la información relevante sobre el Tratamiento de Datos Personales que realizamos a través de nuestro sitio web y en el marco de la prestación de nuestros servicios de asuntos médicos, redacción científica y consultoría para la industria farmacéutica y de ciencias de la salud, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas vigentes en Colombia en materia de protección de Datos Personales.

1. Identificación del Responsable

A continuación se identifican los datos del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

2. Definiciones aplicables a esta Política

Para efectos de esta Política, los siguientes términos se entenderán conforme a las definiciones legales de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. En caso de contradicción entre estas definiciones y las contenidas en la normatividad aplicable, prevalecerán las definiciones legales.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al Titular en la que se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de WriterTek.
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable, como nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.
• Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. WriterTek no solicita ni recolecta este tipo de datos a través de su sitio web.
• Encargado: persona natural o jurídica que, por cuenta de WriterTek, realice el Tratamiento de Datos Personales (por ejemplo, proveedores de hosting, correo electrónico, mensajería o agendamiento de reuniones).
• Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales; para efectos de esta Política, WriterTek.
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de WriterTek, ya sea cliente, potencial cliente, proveedor, contratista o visitante del sitio web.
• Tratamiento: cualquier operación sobre Datos Personales, tal como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
• Transmisión: comunicación de Datos Personales por parte de WriterTek a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que este realice el Tratamiento por cuenta de WriterTek.
• Transferencia: envío de Datos Personales por parte de WriterTek a un receptor que a su vez actúa como Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

3. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

WriterTek trata los Datos Personales de acuerdo con el grupo de interés al que pertenece el Titular y su relación con la Sociedad, según se describe a continuación.

3.1. Finalidades generales, aplicables a todos los Titulares

• Registrar los Datos Personales en los sistemas y plataformas de WriterTek (formulario de contacto, correo electrónico, WhatsApp, calendario de agendamiento de llamadas).
• Responder consultas, solicitudes de cotización y mensajes recibidos a través del formulario "Contáctenos", WhatsApp o correo electrónico.
• Agendar reuniones o llamadas de diagnóstico a través de herramientas como Google Calendar o similares.
• Enviar comunicaciones relacionadas con la relación comercial, incluyendo información sobre servicios, seguimiento de proyectos y facturación.
• Informar sobre cambios sustanciales en esta Política.
• Atender peticiones, quejas y reclamos presentados por los Titulares.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, fiscales o regulatorias a cargo de WriterTek.
• Cualquier otra finalidad expresamente autorizada por el Titular al momento de la recolección de sus datos.

3.2. Clientes y potenciales clientes (formulario de contacto del sitio web)

A través de la página "Contáctenos", WriterTek recolecta datos como nombre completo, empresa o laboratorio, cargo, correo electrónico, teléfono/WhatsApp, servicio de interés y el mensaje o descripción del proyecto. Estos datos se tratan para las siguientes finalidades:

• Evaluar la solicitud y elaborar una cotización personalizada del servicio de interés (mapeo científico de evidencia, dossier médico/técnico, artículos y manuscritos científicos, presentaciones médicas, Q&A médico, matrices de claims regulatorios, capacitaciones, contenido educativo digital, diagnóstico de oportunidades de IA, o sesiones de aprendizaje experiencial, entre otros).
• Gestionar la relación comercial y dar seguimiento a los proyectos contratados, incluyendo puntos de control, entregables y facturación.
• Mantener comunicación por correo electrónico, teléfono o WhatsApp sobre el estado de las solicitudes o proyectos.
• Enviar información sobre nuevos servicios, contenidos o novedades de WriterTek, cuando el Titular lo haya autorizado.

3.3. Proveedores y contratistas

• Gestionar la relación contractual, incluyendo pagos, facturación y cumplimiento de obligaciones.
• Evaluar la calidad de los servicios prestados a WriterTek.
• Brindar o solicitar información de interés general o comercial relacionada con el vínculo contractual.

3.4. Visitantes del sitio web y suscriptores del blog / newsletter

• Gestionar la suscripción voluntaria al blog o boletín informativo de WriterTek.
• Analizar el uso del sitio web mediante herramientas como Google Analytics y Google Search Console, con fines estadísticos y de mejora del sitio.
• Habilitar el chat directo por WhatsApp cuando el visitante haga clic en el botón flotante correspondiente.

En todos los casos, los Datos Personales sensibles no son solicitados a través del sitio web. Si en el desarrollo de un proyecto específico fuera necesario tratar información adicional, WriterTek solicitará la autorización previa, expresa e informada correspondiente.

4. Derechos de los Titulares de Datos Personales

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a WriterTek con el objeto de:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a WriterTek, en especial cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a WriterTek, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado por WriterTek, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, previa reclamación directa ante WriterTek.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales, al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

5. Área responsable de la atención de consultas, peticiones y reclamos

Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida a WriterTek a través del siguiente canal:

indicando en el asunto "Habeas data – derecho de acceso o consulta" o "Habeas data – queja o reclamo", según corresponda.

6. Procedimiento para la presentación de consultas y reclamos

6.1. Consultas

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales mediante un escrito dirigido a WriterTek que contenga: nombre y apellidos del Titular, documento de identificación, la petición concreta, dirección física o electrónica para notificaciones y la firma del solicitante. WriterTek resolverá la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.2. Reclamos

El Titular podrá presentar un reclamo mediante escrito dirigido a WriterTek, indicando: nombre y apellidos, documento de identificación, descripción de los hechos, la solicitud particular (corrección, supresión o revocación de la autorización), dirección de contacto y firma. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. WriterTek resolverá el reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando oportunamente los motivos de la demora.

7. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

En el marco de la prestación de sus servicios, WriterTek podrá transmitir Datos Personales a Encargados que prestan servicios de tecnología (por ejemplo, hosting, almacenamiento en la nube, correo electrónico, herramientas de agendamiento como Google Calendar, mensajería como WhatsApp, y herramientas de mercadeo como MailChimp o similares), quienes deberán cumplir con esta Política y con las medidas de seguridad y confidencialidad correspondientes.

Dado que WriterTek presta servicios remotos en toda Latinoamérica y otros mercados internacionales, los Datos Personales podrán ser transmitidos o, de ser el caso, transferidos a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia. Toda Transferencia internacional se realizará únicamente hacia países con niveles adecuados de protección de datos, o previa autorización expresa e informada del Titular cuando dicho país no cuente con dicha calificación.

8. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web de WriterTek utiliza cookies propias y de terceros (como Google Analytics y Google Search Console) con fines de análisis estadístico, medición de tráfico y mejora de la experiencia de navegación. El usuario puede aceptar, bloquear o eliminar estas cookies en cualquier momento desde la configuración de su navegador. Deshabilitar las cookies no impide la navegación por el sitio, aunque puede afectar algunas funcionalidades.

9. Enlaces a páginas de terceros

El sitio web de WriterTek puede contener enlaces a plataformas de terceros (por ejemplo, redes sociales, WhatsApp o Google Calendar). La relación entre el visitante y dichos terceros es independiente de la relación entre WriterTek y el Titular, por lo que se recomienda revisar las políticas de privacidad de cada uno de estos sitios.

10. Tratamiento de datos de menores de edad

Los servicios de WriterTek están dirigidos exclusivamente a profesionales, empresas e instituciones del sector salud y farmacéutico, y no están dirigidos a menores de edad. WriterTek no recolecta intencionalmente Datos Personales de menores de edad a través de su sitio web.

11. Vigencia y modificaciones de la Política

Esta Política rige a partir de su publicación en el sitio web writertek.co el 15 de julio de 2026. WriterTek podrá modificarla en cualquier momento para ajustarla a cambios normativos o a su operación; cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares mediante los canales de contacto registrados o mediante aviso publicado en el sitio web.

Los Datos Personales recolectados por WriterTek se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y las obligaciones legales, contables o contractuales aplicables, sin perjuicio del derecho del Titular a solicitar su supresión en los términos de la Ley 1581 de 2012.